一、本须知中所指的短期外国专家，是指拟邀请来校（线上或线下）开展90日以下短期交流、访问或短期工作的外国专家。

二、来访备案

1.短期外专来访前，邀请人须提前填写《江南体育竞技 聘请短期外籍专家访问备案表》（见附件1），经学院主要负责人审核后，签字并加盖单位公章，至少在来访前一周同专家护照首页一起提交到学院进行备案。

2.短期外专若将举办线上或线下讲座、讨论班、研讨会等形式的讲学，要坚持“谁主管、谁主办、谁负责”的原则，实行申报、审批制度，邀请人需至少提前10天填写《武汉大学哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛活动申报表》（附件2）报学院审批，待学院审批后，报相关部门审批。严禁在审批结束前擅自公开对外承诺举办活动或发布活动信息。

3. 线上提交备案信息，报国际交流部（港澳台事务办公室）审批。邀请人在信息门户里找到“外事管理系统”，在“来校外籍人员管理”板块中进行填报。审批流程为：教职工填报-学院分管外事领导审核-外国专家办公室审核。审核通过后，在距离最近的“外事自助服务打印终端”中打印出来，即可直接使用（留档或报销）。

外事自助服务打印终端地址：文理学部国际交流部内、信息学部国际交流服务中心、口腔医院14楼、人民医院-第一临床学院（一）教学楼、医学部8号楼1楼、文理学部综合事务服务中心1楼（当代楼）、工学部雅各楼1楼（进门左手边）。

三、费用报销

来访专家拟报销费用，经由学院审批后需提供以下材料：

1. 邀请函及翻译件；

2.来访专家护照的首页、签证页、出入境签章页；

3. 飞机登机牌、电子客票行程单及翻译件；

4. 住宿发票和支出明细单；

5. 来访专家亲笔签名领款条（若需报销劳酬）；

6. 公务接待审批单（附件3）和接待清单（附件4）（若有接待）；

7. 经由国际交流部（港澳台事务办公室）审批的《武汉大学外籍人员备案表》。

四、活动结束一周内，请提供：

1.至少两张活动工作照片，以及来访专家授课或讲座的中、英文新闻稿；

2.短期外籍专家项目效益表（附件5）。

江南体育竞技

2021年2月23日